Учёт аренды контейнеров в Excel: бесплатный шаблон
Коротко. Для площадки на 10–30 контейнеров хорошо устроенная таблица Excel закрывает основное: кто где стоит, кто сколько заплатил и кто должен. Ниже — бесплатный шаблон, который сам считает долги и загрузку, и честный список того, где таблица перестаёт справляться. Скачайте, внесите свои данные — за вечер у вас будет картина площадки, которой обычно нет.
Почему у большинства площадок учёт в Excel или в тетради
Крупные сети хранения пишут собственные программы. Средние операторы заказывают доработку CRM у интеграторов — такие внедрения, по открытым кейсам, стоят от 150 тыс. ₽ разово и от 20 тыс. ₽ в месяц за поддержку. Для площадки на несколько десятков контейнеров это неподъёмно, поэтому малые операторы ведут учёт в таблицах и тетрадях.
В таблице нет ничего плохого. Плохо, когда таблица устроена так, что из неё не видно главного: сколько вам должны прямо сейчас.
Как устроен шаблон
Шаблон состоит из пяти листов. Три вы заполняете сами, два считаются автоматически.
Как связаны листы шаблона
Вы заполняетеСчитается самоМестаномер, тип, площадь, ставкаДоговорыместо, арендатор, ставка, даты заезда и выезда, залогПлатежидата, договор, сумма, способДолгиначислено, оплачено, долг, дней без оплатыСводказагрузка, выручка в месяц, общий долг, число должников
Лист «Места»
Все контейнеры и боксы площадки: номер, тип (20 футов, 40 футов, бокс, ячейка), площадь, ставка. Статус «занято / свободно» и имя текущего арендатора подтягиваются сами из договоров.
Лист «Договоры»
Каждый заезд — отдельная строка: номер договора, место, арендатор, телефон, ставка, дата заезда, залог. Когда арендатор съезжает — ставите дату выезда, и место автоматически становится свободным. Старые договоры не удаляйте: это ваша история.
Лист «Платежи»
Каждая оплата — строка: дата, номер договора, сумма, способ (наличные, перевод, СБП, карта, счёт). Оплатил сразу за полгода — одна строка с полной суммой.
Лист «Долги» — считается сам
Для каждого договора: сколько начислено, сколько оплачено, долг, дата последней оплаты и сколько дней прошло. Строки с долгом подсвечиваются красным.
Лист «Сводка» — считается сам
Мест всего, занято, загрузка, выручка в месяц по ставкам занятых мест, общий долг и число должников. Одна цифра, ради которой всё затевалось, — долг всего.
Скачайте шаблон учёта аренды
Excel-файл на пять листов: места, договоры, платежи, долги и сводка. С примером заполнения и инструкцией внутри.
Как пользоваться, чтобы таблица не врала
1.Одна строка — один факт. Один заезд — одна строка договора, одна оплата — одна строка платежа. Не исправляйте суммы задним числом: внесли платёж ошибочно — добавьте строку с минусом и комментарием.
2.Вносите оплату в день получения. Через неделю вы уже не вспомните, кто отдал наличные у ворот.
3.Раз в неделю открывайте лист «Долги». Отсортируйте по колонке «Дней без оплаты» — сверху окажутся те, кому пора напомнить.
4.Делайте копию файла раз в месяц. Один неудачный «Сохранить» — и история пропала.
Почему важно видеть долг сразу
Долг по одному контейнеру, который не заметили вовремя, растёт быстро. Ниже — пример для контейнера 20 футов по ставке 9 500 ₽ в месяц: это нижняя граница цен у трёх петербургских операторов, чьи прайсы мы сверили.
Как растёт незамеченный долг по одному контейнеру, ₽
9 50019 00028 50038 00047 50057 000123456Месяц без оплаты
Контейнер 20 футов по ставке 9 500 ₽ в месяц. Залог в размере месячной ставки покрывает только первый месяц.Источник: расчёт Boxpilot; ставка — сайты операторов Петербурга на 03.10.2026
Где Excel перестаёт справляться
Шаблон честно делает то, что умеет таблица. Но у таблицы есть пределы, и лучше знать о них заранее.
Ситуация
Что происходит в Excel
Арендатор заехал 17-го
Шаблон начисляет целый месяц. Пропорциональный расчёт требует сложных формул, которые легко сломать
Подняли ставку
Нужно закрывать договор и открывать новый, иначе старые месяцы пересчитаются по новой ставке
Частичная оплата
Видно, что долг уменьшился, но не видно, за какой месяц заплачено
Напоминания
Таблица показывает, кому пора напомнить, но напоминаете вы сами — звонком или сообщением
Компания просит счёт и акт
Каждый месяц делаете документы вручную в другой программе
Работают двое
Если файл пересылают друг другу, появляются две версии. В Google Таблицах вдвоём работать можно, но формулы легко сломать случайной правкой
Вы в отъезде
Файл на вашем компьютере, а оплату у ворот принимает помощник
Что это значит для владельца площадки
1.Главная цифра — долг всего. Если вы не можете назвать её за минуту, учёт не работает, каким бы он ни был.
2.Хорошая таблица лучше хаоса. Если сейчас учёт в тетради — перенос в шаблон займёт вечер и сразу покажет должников.
3.Отмечайте оплату в тот же день. Половина ошибок учёта — это платежи, внесённые по памяти.
4.Знайте пределы таблицы. Когда она начинает отнимать больше времени, чем экономит, — это сигнал, а не повод сильнее стараться.
Частые вопросы
Да. Скачайте его по форме выше, пользуйтесь и меняйте под себя.
Да. Тип места выбирается из списка: 20 футов, 40 футов, бокс, ячейка, другое.
Начисляет ставку за каждый начатый месяц с даты заезда до даты выезда или до сегодняшнего дня и вычитает все оплаты по договору.
Можно, если добавить в номер места префикс площадки, например «А-12». Для двух и более площадок с разными ставками удобнее отдельный файл на каждую или программа учёта.
Да, файл открывается в Google Таблицах и LibreOffice; формулы работают.
Boxpilot переносит ваши данные из Excel и дальше сам считает начисления с учётом неполного месяца, отправляет напоминания должникам и делает счета и акты компаниям.